งานจัดซื้อนะเหรอ
รอใบขอซื้อ (Purchase Requisition-PR) มาถึงก็ซื้อตามนั้น รายละเอียดก็เขียนมาให้ครบส่งไปให้ผู้ขาย
หากผู้ขายไม่เข้าใจก็ส่งไปคุยกับผู้ออกใบขอซื้อ ให้เสนอราคามาแล้วก็เลือกรายต่ำสุดก็เท่านั้น
แล้วก็เปิดใบสั่งซื้อ (Purchase Order-PO) ส่วนการส่งของเหรอหากผู้ขายไม่ส่งถึงเวลาผู้ขอซื้อก็ทวงกลับมาเองง่ายจะตายไม่เห็นจะมีอะไรเลย
ท่านคิดว่านักจัดซื้อแบบที่ผมจะเรียกว่านักจัดซื้อแผนโบราณยังเป็นที่ต้องการหรืออยู่รอดในองค์กรปัจจุบันได้หรือไม่
หากเปรียบผู้ออกใบขอซื้อเป็นคนไข้
และจัดซื้อเป็นหมอ เมื่อเรื่องหรือความต้องการมาถึงจัดซื้อหรือปรึกษาจัดซื้อถือว่าถึงมือหมอแล้วเป็นที่พึ่งได้(รอดแน่) ทำอย่างไรเหรอ ก็ทำงานแบบเชิงรุก (Proactive)
สามารถทำได้โดย เริ่มจากการทำงานเป็นขั้นเป็นตอน หรือปีนบันไดไปทีละขั้นครับ
ขั้นที่
1 คงต้องมีการกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนว่าการจัดซื้อสินค้า/บริการแต่ละประเภท แต่ละวงเงินจะใช้เวลาในกระบวนการด้านจัดซื้อเท่าไหร่
ตั้งแต่รับใบขอซื้อ(PR) จนถึง ออกใบสั่งซื้อ(PO) ที่เราเรียกว่า เวลามาตรฐาน (Standard Time) เพื่อให้ผู้ใช้งานวางแผนระยะเวลาการสั่งซื้อ
ขั้นที่
2 เอ้!!!ตกลงว่าผู้ขอซื้ออยากได้ใบสั่งซื้อ(PO)
หรือสินค้า/บริการกันแน่ บันไดขั้นนี้จึงเกิดขึ้น
เมื่อจัดซื้อเปิดใบสั่งซื้อ (PO) ไปแล้วคงไม่จบแค่นั้นการติดตามทวงถามการส่งมอบ
(Expedite) เพื่อให้ผู้ใช้งานได้สินค้า/บริการตรงเวลาจึงเกิดขึ้น โดยทำผ่านรายงานหรือเอาใบสั่งซื้อ (PO) มาจัดเก็บในแฟ้มเรียงตามวันส่งสินค้าก็ได้
ขั้นที่
3 สินค้า/บริการเดิมๆ
มาอีกแล้วเพิ่งซื้อไปนี่นา แบบนี้ใบขอซื้อ (PR) ก็ไม่ลด
ซื้อครั้งละมากๆน่าจะต่อราคาได้อีก แบบนี้ทำได้คือ จัดซื้อดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากระบบ
(Spending Analysis) หรือขอข้อมูล/แผน
จากผู้ขอซื้อ/ผู้ใช้งานมา
แล้วตกลงราคากับผู้ขายครั้งเดียวแล้วทะยอยส่งมอบ (Blanket Order) หรือตกลงการซื้อโดยให้ส่วนลดแบบขั้นบันได (Step Pricing) โดยเมื่อสิ้นปีก็ให้ทำการคืนส่วนลดกลับมา (Rebate)
เป็นต้น
ขั้นที่
4 ฝ่ายจัดซื้อ ซื้อของ/จ้างงานมามากมาย
ทำไมไม่เคยมาถามเราเลยว่าสินค้าแต่ละชนิดราคาเป็นอย่างไร ยี่ห้อไหนดีไม่ดี
จัดซื้อรู้ก็ต่อเมื่อได้รับใบขอซื้อ (PR) แล้วถึงขั้นตอนนั้นแล้วอาจเปลี่ยนแปลงอะไรไม่ได้แล้ว
แบบนี้เราก็ไม่ควรอยู่เฉย (แต่ก็ต้องมั่นใจระดับนึงนะครับว่ามีความรู้/ข้อมูล) อาจเสนอตัวขอเข้าร่วมในขั้นตอนการออกแบบ/การเริ่มโครงการ (Early Engineering Involvement) จากประสบการณ์
พบในการออกแบบที่ราคาเกินมาตั้งแต่ออกแบบแล้วเมื่อมาถึงจัดซื้อจะให้ซื้อให้อยู่ในงบ
หรือ ไปขอราคาเครื่องจักรเพื่อมาของบประมาณแบบนี้เรียบร้อยครับ
ถูกล๊อกสเปคและราคาไปเลย
ขั้นที่
5 การเปลี่ยนผู้ขาย/ผู้รับจ้าง
ทุกครั้ง ใครขายถูกก็ไปซื้อรายนั้น คงไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกๆชนิดสินค้า ซึ่งสินค้า/บริการบางหมวดจำเป็นต้องมีพันธมิตร/คู่ค้า (Partners)
เช่น วัตถุดิบ, หีบห่อ, ผู้ขนส่ง
หรือ สินค้าที่ต้องมีการวิจัยพัฒนาร่วมกัน เป็นต้น
จำเป็นต้องมั่นใจว่าเรามีความปลอดภัยในการได้รับสินค้า/บริการเสมอ
(Secure Source) กระบวนการจะซับซ้อนต่อเนื่องและต้องทำตลอด
ตั้งแต่การคัดเลือกผู้ขาย (Sourcing) การหาแหล่งสำรอง (Backup
Vendor) การประเมิน/การควบคุมคุณภาพ (Evaluation)
การตรวจสินค้าคงคลัง(Inventory) หรือบางครั้งอาจต้องดูไปถึงผู้ขายของผู้ขาย
(Supplier of Supplier) หรือเตรียมผู้ขายสำรองไว้ (Backup
Supplier)
ปัจจุบันบันได 5 ขั้นข้างต้นผมว่าจะเป็นสิ่งที่จำเป็นหรือเป็นความคาดหวังพื้นฐานไปซะแล้ว
ส่วนตัวมีเทคนิคการทำงานเชิงรุก (Proactive) ส่วนตัวมาแชร์เพิ่มเติมดังนี้
ตรวจเยี่ยม ผู้ขาย อย่างสม่ำเสมอ (Supplier Relationship Management) ให้รู้จักมักคุ้น (แต่คงต้องมีการรักษาระยะห่างไว้ด้วย)
สอบถามเรื่องปัญหา และขอความรู้ในตัวสินค้า/บริการ
(Knowledge Development)
ให้ความช่วยเหลือผู้ขอซื้อ ทั้งด้านข้อมูล/วิธีดำเนินการ (Customer Relationship
Management) มากกว่าการตำหนิ/ด่าทอ บางบริษัทฯนักจัดซื้อเสมือนเทวดา (ยักษ์) ด่าก่อน
บางครั้งก็ไม่ตอบ แบบนี้ความร่วมมือไม่เกิดและรอวันสวนกลับเมื่อซื้อของผิด/ไม่ทัน (Counter Attack)
ปัญหาที่เกิดจากความไม่รู้ต้องเกิดได้ครั้งแรกครั้งเดียว
แน่นอนว่านักจัดซื้อไม่ได้รู้ทุกเรื่องหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจดบันทึกเพื่อเป็นบทเรียน
(Lesson Learn) และแชร์ในทีมงานอย่างเปิดเผย
ต่อรองราคาแบบมีข้อมูล (คู่เทียบ/ราคาตลาด/ราคาเดิม/ราคาประเมิน) ต่อรองเฉพาะงานนี้ไม่มีแบบลดราคางานนี้ก่อนเอาไว้งานหน้าให้ราคาดีกว่านี้
บันทึกและเก็บประวัติให้เป็นหมวดหมู่ และจัดเก็บให้ค้นได้ง่าย ลองคิดดูครับว่าหากในที่ประชุมผู้บริหารหันมาถามจัดซื้อเรื่องราคา/การจัดซื้อแล้วจัดซื้อสามารถตอบได้ทันท่วงที หรือมีราคาประมาณการให้ได้ เกิดแน่นอนครับ
ทำไมจัดซื้อฝ่ายเดียวกันแต่ละคนมีเงื่อนไข/ทำงานไม่เหมือนกัน ซึ่งการมีคู่มือการทำงาน แบบฟอร์ม/
เอกสาร/รายงานที่เป็นมาตรฐาน เพื่อลดระยะเวลา ลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น
ข้อผิดพลาด และข้อสงสัย เป็นสิ่งที่จำเป็น และคู่มือต้องหมั่นปรับปรุงให้ทันสมัยเมื่อมีข้อผิดพลาด
(Lesson Learn) การนำสิ่งนั้นมาใส่เป็นระเบียบไว้จะทำให้ไม่เกิดอีก
อ่านแล้วอาจบ่นว่าทำอะไรกันเยอะแยะลำพังงานประจำก็แย่แล้ว
อันนี้ก็คงต้องขอบอกว่าขึ้นกับความคาดหวังที่องค์กรมีต่อฝ่ายจัดซื้อในการสนับสนุนบุคลกรมาเติมเต็มในมิติงานที่เป็นเชิงรุก
(Proactive)
หรือเป้าหมายในชีวิตของนักจัดซื้อเองว่าจะปีนบันไดขึ้นไปขั้นใด
แต่ย้ำครับว่ากรุงโรมไม่ได้สร้างภายในวันเดียว แต่ขอให้เริ่มและต่อเนื่องเท่านั้นครับ
ปัลลพ
สัจจรักษ์
14 มิถุนายน 2557
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น